Mifumo ya kidijitali itakayokusaidia kufanya kazi nyumbani

• Baadhi ya kampuni zinazotoa huduma ya intaneti zimeimarisha huduma hiyo kuwafikia wafanyakazi wanaofanya kazi zao wakiwa nyumbani. 
• Zipo baadhi ya programu tumishi kama Google drive, Meet zinazoweza kuongeza ufanisi wa mawasiliano na kazi. 
• Programu hizo zinasaidia kuwasiliana, kusimamia kazi na kutunza nyaraka mtandaoni. 

Dar es Salaam. Mlipuko wa ugonjwa virusi vya Corona umeathiri shughuli nyingi za kiuchumi na kijamii na baadhi ya kampuni na taasisi kulazimika kufunga ofisi na kuwaruhusu wafanyakazi wao kufanyia kazi nyumbani. 

Hata hivyo, teknolojia ya intaneti na programu tumishi (Apps) zinayafanya maisha kuendelea kama kawaida kwa wafanyakazi kutekeleza majukumu yao popote walipo kwa kuunganishwa na mifumo ya kidijitali. 

Baadhi ya kampuni za teknolojia ikiwemo ya Liquid Telecom inayotoa huduma ya intaneti nchini Tanzania zimejidhatiti kuhakikisha huduma hiyo inapatikana vizuri ili kazi za uzalishaji ziendelee kama kawaida bila kuathiriwa na Corona. 

Mkurugenzi Mtendaji wa Liquid Telecom Nic Rudnick amesema licha ya kuwa kampuni hiyo imewaruhusu wafanyakazi wake kufanyia kazi nyumbani, huduma ya intaneti kwa wadau wake inaendelea na imeboreshwa ili kuhakikisha kuwa hawakwami kwa kigezo cha kukosa intaneti.

“Tunapanga mipango yote kuhakikisha kuwa tunafanya kila linalowezekana kusaidia wafanyakazi wetu, wateja, washirika na umma,” amesema Rudnick na kubainisha kuwa hayo yote yanafanyika ili kuchochea mwendelezo wa biashara za kampuni na za wateja wake.

Licha ya kuwepo kwa intaneti ya uhakika, bado wafanyakazi wanahitaji programu (Apps) zitakazowawezesha kuwasiliano, kusimamia vizuri kazi zao ili kupata matokeo mazuri wakiwa nyumbani. 

Hizi ndizo baadhi ya apps za mawasiliano hasa wakati wa kufanya vikao, mikutano baana ya wafanyakazi wakiwa sehemu tofauti:

1. Simu ya video ya WhatsApp 

Njia hii itakufaa kama mkutano wako unahusisha watu wanne tu. Mfumo huu unakuwa ni rahisi kwani mtandao huu unatumika na watu wengi na simu janja za aina zote zinaumudu.

Hata hivyo, ni vizuri kuhakikisha kuwa una intaneti ya yenye nguvu na kasi. Unachohitaji ni “Earphones” kwa ajili ya usikivu mzuri  na simu yako yenye kamera ya mbele ambapo utawaona watu wa tatu wakati mkutano ukiendela.

Endapo hauhiitaji simu ya video, bado unaweza kupiga simu ya kawaida ya mfumo wa sauti ambayo pia itaruhusu watu wanne.

Kupitia mifumo ya simu za video za vikundi na sauti unaweza kufanya kazi ukiwa popote ilimradi uwe umeunganishwa na intaneti. Picha| Lifesize.

Mfumo wa simu za video wa Apple Face Time 

Faida za mfumo huu ni kwamba unaweza kuwafikia hadi watu 32 kwenye simu moja kwa video na hata sauti.

Face Time ambayo inafanya kazi kwenye intaneti ya bure (WiFi) na hata intaneti ya mtandao (Cellular) inafanya kazi kwenye vifaa vya mfumo endeshi wa IOS unaotumika na kampuni ya Apple. Bidhaa hizo ni kama IPod Touch, kompyuta za Mac, na simu za iPhone.​

Programu za mikutano za Google Hangout na Meet

Mifumo hii inayopatikana kwenye programu za kampuni ya teknolojia ya nchini Marekani ya Gooogle inaweza kukutanisha hadi watu 150 kwa wakati mmoja wanaotumia bidhaa za google zikiwemo G-Suite, Gmail, elimu na biashara.

Kwa idadi hiyo, hata mikutano mikubwa inaweza kufanyika endapo kila mtu atakuwa na intaneti nzuri na kamera yenye ubora.

Mawasiliano peke yake hayatoshi kufanikisha kazi ofisi lakini mfumo mzuri wa kusimamia kazi, nyaraka na utoaji taarifa nao ni muhimu. Apps hizi zinaweza kusaidia:

Mfumo wa Trello ambao unasaidia kusimamia maendeleo ya miradi ikiwemo kukagua orodha ya vitu ambavyo watu wanafanya (to do list) na kuainisha ni kipi kimetimizwa.

Mfumo huo unasaidia timu ya watu wanaofanya kazi pamoja na hivyo kufanya usimamizi kuwa rahisi. 

Trello haijacheza mbali na mfumo wa Asana ambao unaruhusu watu 15 kufanya kazi kwa pamoja kupitia “to-do list” ambayo hufuatiliwa kipi kimefanyika na kipi bado.

Tofauti kati ya Trello na Asana ni kuwa Trello inapatikana kwenye simu zenye mifumo endeshi ya Adroid, IOS na Windows huku Asana ikiwa kwenye IOS na Android pekee.

Zinazohusiana

• Mifumo ya kidijitali kupaisha uchumi 2019
• Wabuni programu ya simu inyoendesha mikutano kidijitali
• Apps za elimu zitakazowasaidia wanafunzi 2019 

Pia Mfumo wa Basecamp ambao unatoa jukwaa la meseji za kikundi, pamoja na kuhamisha nyaraka, unaweza kuwa mfumo unaofaa miradi midogo midogo inayohitaji usimamizi.

Lakini kazi nzuri ni ile iliyofanikiwa kutunza na kubadilishananyaraka zake ili kuwezesha kufanya maamuzi sahihi. Mfumo wa Quip na Google drive inaweza kukusaidia. 

Tumeandika mengi kuhusu Google Drive lakini huenda Quip ni ngeni kwako. Quip ni mfumo ambao unaweza kuandaa nyaraka mbalimbali na kutengeneza kalenda na kukaribisha wenzako wazione na kuchangia. 

Kama Quip siyo fungu lako, unaweza kuangazia Dropbox au Box ambayo ni mfumo mbadala wa Google Drive na Dropbox kwani inaweza kuhuishwa na mifumo mingine ikiwemo Slack na programu tumishi za Google.

Unataka nini zaidi kitakachokusaidia kufanya kazi ukiwa nyumbani? Tuandikie nasi tutakujibu.